A sustentabilidade de uma instituição de ensino exige um controle rigoroso de suas finanças. Assim, é necessário estruturar um planejamento financeiro objetivo e contínuo para embasar a tomada de decisões da gestão escolar. Hoje, o SAE Digital preparou um guia que ajuda gestores escolares a montar um plano financeiro para escolas privadas de forma eficiente.

Mapeie e registre todas as receitas e despesas

Controle todas as movimentações financeiras da instituição. Documente as receitas, separando-as por categorias.

1. Receitas (Entradas de Caixa)

As receitas devem ser divididas entre a atividade principal da escola e as fontes de renda complementares.

Receitas Operacionais (Atividade Fim):

• Mensalidades regulares (educação infantil, ensino fundamental, ensino médio).
• Taxas de matrícula e rematrícula.
• Mensalidades de cursos extracurriculares (idiomas, esportes, robótica, artes).
• Mensalidades de período integral ou contraturno.

Receitas Acessórias e Complementares:

• Venda de uniformes escolares (caso a escola possua loja própria).
• Venda de materiais didáticos, apostilas e livros.
• Receita de cantina e refeitório (venda direta) ou aluguel cobrado do concessionário que explora o espaço.
• Receita com cursos de férias ou acampamentos escolares.
• Cobrança por emissão de segunda via de documentos (histórico escolar, diplomas).
• Venda de ingressos ou produtos em eventos escolares (festa junina, mostras culturais).
• Locação de espaços da escola para terceiros fora do horário letivo (quadras esportivas, auditório).
• Rendimentos gerados por aplicações financeiras do caixa da escola.

2. Despesas (Saídas de Caixa)

As despesas devem ser categorizadas por centro de custo para facilitar a identificação de onde o capital está sendo alocado.

Despesas com Pessoal (Folha de Pagamento e Encargos):

• Salários do corpo docente (professores, coordenadores, orientadores).
• Salários da equipe administrativa e de apoio (diretoria, secretaria, inspetores, limpeza, segurança).
• Encargos sociais e trabalhistas (INSS, FGTS, férias, 13º salário).
• Benefícios (vale-transporte, vale-refeição/alimentação, plano de saúde).
• Custos com rescisões trabalhistas e contratação de professores substitutos.

Despesas de Infraestrutura e Operação:

• Aluguel do imóvel ou parcelas de financiamento imobiliário.
• Impostos sobre o imóvel (IPTU) e taxas de condomínio.
• Contas de consumo (energia elétrica, água, esgoto).
• Serviços de telecomunicação (internet, telefonia fixa e móvel).
• Seguros (predial, responsabilidade civil, acidentes pessoais para alunos).
• Contratos de terceirização (portaria, segurança, limpeza, TI).

1. Despesas Pedagógicas:

• Aquisição de materiais de consumo para aulas (laboratórios, artes, educação física).
• Assinaturas de plataformas educacionais e softwares de ensino.
• Compra de acervo para a biblioteca.
• Custos com cursos de formação continuada e capacitação para a equipe pedagógica.

2. Despesas Administrativas:

• Materiais de escritório e papelaria.
• Honorários de serviços terceirizados (contabilidade, assessoria jurídica).
• Taxas bancárias, aluguel de máquinas de cartão e custos de emissão de boletos.
• Mensalidade do software de gestão escolar (ERP).

3. Despesas de Marketing e Captação:

• Campanhas publicitárias (anúncios em redes sociais, Google Ads, outdoors, panfletos).
• Custos de organização de eventos de captação (dia de portas abertas, feiras).
• Produção de materiais promocionais e brindes.

Impostos e Tributos:

• Tributos federais e municipais incidentes sobre o faturamento (ISS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL – dependendo do regime tributário da escola, como Simples Nacional ou Lucro Presumido).

Projeção financeira anual no planejamento financeiro para escolas privadas

Estruture o fluxo de caixa para os próximos doze meses. Estime as receitas considerando a base de alunos matriculados, o índice de inadimplência histórico e a previsão realista de novas matrículas. Então, aloque as despesas fixas e as obrigações sazonais, como décimo terceiro salário, férias da equipe e manutenções programadas. Utilize esta projeção para antecipar períodos de baixa arrecadação e planejar a distribuição dos recursos de maneira estratégica.

Calcule o ponto de equilíbrio da instituição

Determine o número exato de alunos necessário para custear a operação da escola sem gerar prejuízo. Então, calcule este indicador dividindo o total das despesas fixas anuais pela receita média anual por aluno. Utilize o ponto de equilíbrio como métrica primária para autorizar investimentos, definir reajustes de mensalidades e avaliar a viabilidade de concessão de descontos.

Constitua um fundo de reserva operacional

Estabeleça uma reserva financeira equivalente a um mínimo de três meses de despesas fixas. Para formar este fundo, estabeleça uma rotina de destinar um percentual fixo do saldo positivo mensal exclusivamente para esta conta, antes de realizar novas despesas ou investimentos. A finalidade desta reserva é garantir a continuidade das operações diante de imprevistos estruturais, oscilações no mercado ou passivos trabalhistas.

Revise e atualize o planejamento financeiro mensalmente

Monitore a execução do plano financeiro no fechamento de cada mês. Faça a comparação direta entre os valores projetados e os resultados realizados. Então, ao identificar desvios negativos, como metas de captação não atingidas ou excesso de despesas, aplique ações corretivas imediatas. Além disso, atualize as projeções financeiras sempre que houver alterações nas diretrizes ou nos custos da instituição, garantindo que o planejamento permaneça alinhado à realidade da operação.

O SAE Digital

Para otimizar os resultados da sua instituição, conte com o SAE Digital como parceiro estratégico. A adoção de um sistema de ensino estruturado padroniza os investimentos pedagógicos e fornece previsibilidade ao seu orçamento anual.

O SAE Digital entrega soluções educacionais e tecnológicas que elevam a qualidade do ensino, fator determinante para manter as taxas de retenção de alunos atuais e impulsionar a captação de novas matrículas. integre as ferramentas de gestão e o suporte pedagógico do sistema ao seu planejamento para garantir que o desenvolvimento acadêmico da escola ocorra em alinhamento com a sustentabilidade financeira da operação. Converse conosco e seja uma escola parceira!